Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

Hinweis für den Betreiber: Gelb markierte Angaben in eckigen Klammern sind Platzhalter und müssen vor dem produktiven Einsatz ergänzt werden. Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
[Firma / Name]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort, Land]
E-Mail: dfotso55@gmail.com

Datenschutzbeauftragter: [Name und Kontakt, falls benannt – sonst Abschnitt streichen]

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Rolle und Rechte, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert).
• Projektdaten: Risiken, Maßnahmen, Freigaben, Nachrichten im Projekt-Chat und an Vorgängen, Risikomeldungen, Änderungshistorie mit Name und Zeitpunkt.
• Kontaktanfragen: Thema, Betreff, Nachricht sowie Name, E-Mail und Firma des Absenders.
• Technische Daten: IP-Adresse und Zeitpunkt bei Anmeldeversuchen (Schutz vor Missbrauch), Server-Protokolle.
• Zahlungsdaten: Bei Käufen über PayPal erhalten wir nur Status, Betrag und Kennungen des Vorgangs – keine Konto- oder Kartendaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Tools, Anmeldung, Rechteverwaltung und Zusammenarbeit im Projekt – Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Sicherheit, Missbrauchsschutz (z. B. Sperre nach Fehlversuchen) und Nachvollziehbarkeit von Freigaben – berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. rechtliche Pflichten (lit. c).
• Bearbeitung von Kontaktanfragen – Vertragsanbahnung bzw. berechtigtes Interesse (lit. b / f).
• Abrechnung von Abos und Lizenzen – Vertragserfüllung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten (lit. b / c).

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung (Sitzungs- und Erneuerungs-Cookie). Es gibt keine Werbe- oder Tracking-Cookies und keine Analyse-Tools; eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

5. Empfänger und Dienstleister

• Hosting: Emergent (Betrieb der Anwendung und Datenbank) – [Anbieter, Sitz und Serverstandort ergänzen].
• E-Mail-Versand: Resend (Einladungen, Passwort-Links, Erinnerungen, Kontaktanfragen), Resend Inc., USA.
• Zahlungen: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg – es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von PayPal.
• Optional, nur wenn Ihr Administrator es einrichtet: Microsoft (Defender, Entra ID, Sentinel) – lesender Abruf von Sicherheitsdaten Ihres eigenen Tenants.
• NIST NVD: Abruf öffentlicher Schwachstellendaten – dabei werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

Bei Dienstleistern außerhalb der EU erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework. Mit allen Dienstleistern bestehen bzw. sind Auftragsverarbeitungsverträge abzuschließen.

6. Speicherdauer

Konto- und Projektdaten speichern wir, solange das Konto bzw. der Firmenbereich besteht. Gesperrte Konten bleiben zur Nachvollziehbarkeit von Freigaben erhalten. Anmelde-Fehlversuche werden nach kurzer Zeit gelöscht, Einmal-Links verfallen nach 60 Minuten bzw. 72 Stunden. Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir gemäß den gesetzlichen Fristen (bis zu 10 Jahre) auf. Kontaktanfragen löschen wir, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an dfotso55@gmail.com oder nutzen Sie das Kontaktformular in der App. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. [zuständige Aufsichtsbehörde Ihres Sitzes].

8. Sicherheit

Übertragung ausschließlich verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert, Zugangsdaten für Integrationen verschlüsselt. Zugriffe sind über Rollen, Einzelrechte und Projektzuordnung beschränkt; Firmenbereiche sind voneinander getrennt.